hjd892Olki92Aż boję się myśleć, ile czasu i pieniędzy codziennie tracą przedsiębiorcy na zupełnie zbędne czynności, które nie przynoszą firmie absolutnie żadnej wartości. Frustracja nadmierną biurokracją, zbyt dużą liczbą obowiązków do zapamiętania i realizacji, poczucie przytłoczenia, zabieganie, stres. Częstokroć codzienność przedsiębiorcy wybrzmiewa w słowach: “za dużo mam na głowie” czy “doba ma za mało godzin”.
A przecież można by prowadzić firmę efektywniej. Wystarczy poszukać usprawnień. Ten efekt osiągniemy poprzez eliminację tego wszystkiego co jest zbyt czasochłonne, niewygodne, uciążliwe, zbędne, przestarzałe, powtarzane w schemacie od lat.
Gdybyśmy chcieli te procesy nazwać profesjonalnie – powiemy lean management co znaczy szczupłe zarządzanie, a mówiąc jeszcze bardziej wprost odchudzanie organizacji. Koncepcja lean z pełnym sukcesem może tak być wdrażana tak w księgowości jak i innych obszarach działalności firmy. Od organizacji recepcji, przez proces obsługi Klienta, dokumentowanie sprzedaży, łańcuch dostaw – każdy proces można wyszczuplić, czyli uprościć, skrócić, usprawnić, wyeliminować marnotrawstwo czasu, ale też i pieniędzy. Trzeba, bowiem pamiętać iż każda minuta poświęcona na nieefektywne działania jest minutą straconą.
Przyjrzyjmy się współpracy przedsiębiorcy z biurem rachunkowym. Co można w tej współpracy zaoszczędzić? Czas, pieniądze, paliwo, miejsce… A jakim sposobem to zrobić ? Eliminując papierowy obieg dokumentów, redukując czynności wykonywane manualnie.
Kocham papier za to że dał ludzkości możliwość utrwalania pisma, spisywania wspomnień, powierzania marzeń, dokumentowania historii, przekazywania wiedzy. Jestem z tych osób, które nadal wolą trzymać w dłoniach książkę niż czytnik e-booków.
Jednak jak powiadają: biznes nie lubi sentymentów. Dlatego w pracy cenię szybki dostęp do danych 24 godziny na dobę z każdego miejsca na ziemi. Pracując z dokumentacją papierową byłoby to niemożliwe. Do papierowych dokumentów mamy dostęp w godzinach pracy, tylko pod określonym adresem, po dotarciu do wskazanego miejsca, co oznacza że trzeba poświęcić czas na podróż i ponieść koszty dojazdu. Dokumentacja papierowa wymaga odpowiedniego zabezpieczenia przed zniszczeniem a także miejsca do przechowywania przez wiele lat. Ni zdajemy sobie z tego sprawy jak wiele naszych zasobów to angażuje.
Tymczasem istnieje wiele aplikacji umożliwiających 100% wymianę danych w sposób elektroniczny. Przede wszystkim należy podkreślić, że orzecznictwo i linia interpretacyjna jednolicie i trwale wskazują, że przedsiębiorcy mogą posługiwać się wyłącznie dokumentacją w formie elektronicznej. Oznacza to, że po zeskanowaniu papierowej faktur można ją zniszczyć. Zeskanowany dokument dosłownie o każdej porze dnia i nocy można wysłać do biura rachunkowego, podobnie jak można mieć od niego także nieograniczony dostęp tak z telefonu, czy laptopa. Ile razy zdarzyło Ci się jechać do biura po xero faktury niezbędnej do gwarancji sprzętu? jak długo trzeba jej było szukać? W którym to miesiącu czy roku mógł być ten zakup? W ubiegłym? Dwa lata temu? To te dokumenty zapewne już biuro wydało przedsiębiorcy, trzeba zatem szukać gdzieś na strychu lub w piwnicy. Tymczasem korzystając z banalnie intuicyjnego, dedykowanego oprogramowania po wpisaniu w wyszukiwarkę aplikacji np słowa “odkurzacz” – aplikacja wyszuka wszystkie faktury w bazie w których pojawia się to słowo. I jeśli będziesz miał fantazję wyszukać te dane o 5 nad ranem w poniedziałek czy niedzielę – nic temu nie stanie na przeszkodzie. Zachowanie dokumentów w formie elektronicznej znacznie skraca i przyspiesza zarówno obieg dokumentacji, jak i informacji.
Potrzeba tylko zidentyfikować i zrozumieć istniejące procesy w firmie. Czasami to wymaga zmiany myślenia. Kolejny krok to usprawnienie, zwiększenie efektywności.
Efekt i spodziewane korzyści?
Lepsza organizacja procesów powinna zaowocować konkretną korzyścią. Może to być korzyść kosztowa np. skrócenie czasu realizacji, zastąpienie zasobów o wyższych kosztach – rozwiązaniami mniej kosztochłonnymi.
Może to także być korzyść jakościowa. Ta oznacza zmniejszenie ilości pomyłek, błędów czy zaniedbań ze względu na brak czasu.
To tylko jeden z przykładów. Można je mnożyć bez końca.
Jaki morał z tej historii – zawsze można coś poprawić, zawsze można zrobić coś lepiej, każdy proces można udoskonalić 🙂