hjd892Olki92Peter Senge – amerykański teoretyk zarządzania, twórca i propagator idei rozwijania organizacji uczących się określił myślenie systemowe, jako „dyscyplinę widzenia całości”. Bardzo trafnie to określenie oddaje ideę myślenia systemowego. Myślenie systemowe pozwala na holistyczne podejście a nie skupianie się na poszczególnych fragmentach. Trzeba bowiem, sobie uzmysłowić, iż wszyscy jesteśmy częścią systemu. System zaś, jako całość posiada niepowtarzalne właściwości, których nie można dostrzec analizując poszczególne jego składowe. W systemie poszczególne jego elementy oddziałują na siebie wzajemnie, są ze sobą w relacji i razem tworzą całość.
Myślenie systemowe jest myśleniem o wzajemności, relacjach, kontekście. Według tej koncepcji wszystkie elementy systemu mają znaczenie i nawet najmniejsza zmiana wpływa na system. Można tu mówić o tzw. efekcie motyla zgodnie, z którym ruch skrzydeł motyla w Brazylii, w odpowiednim czasie i miejscu, może wywołać odsunięte w czasie tornado w Teksasie. Z teorii tej wynika, iż efekt końcowy jest silnie determinowany przez warunki początkowe.
Kluczowe w podejściu systemowym jest dostrzeganie wzajemnych relacji. Relacji wewnątrz firmy, ale i relacji firmy z innymi jednostkami organizacyjnymi. Wszyscy funkcjonujemy w systemach otwartych; jesteśmy ze sobą powiązani i pozostajemy w określonych zależnościach. Chcąc czy nie chcąc oddziałujemy na siebie. Sztuką jest dostrzec, w jaki sposób a także jak to oddziałuje na nasze otoczenie; w tym przypadku nasz biznes. Zobrazuję tę zależność bardzo ogólnym przykładem.
Brak nakreślenia przedsiębiorcy w sposób jasny i prosty jego obowiązków, lub też całkowity brak wskazania jakichkolwiek obowiązków w danym zakresie uruchamia lawinę błędów na kolejnych etapach współpracy.
Istotą myślenia systemowego jest spojrzenie na dane zagadnienie z lotu ptaka, wspomniana już sztuka widzenia całości.
Mapowanie strumienia wartości. Graficzna prezentacja wszystkich kroków, w jakich realizowana jest wartość dla Klienta na przestrzeni całej Firmy.
Punktem wyjścia do analizy systemowej jest problem. Efektem końcowym zaś, rekomendacja sposobu działania.
Procedura analizy systemowej ma cykliczny charakter i jak prezentuje rysunek składa się z czterech sprzężonych ze sobą faz. Cykl powtarza się aż do uzyskania zadowolenia. W podejściu systemowym bardzo ważne jest znalezienie odpowiedzi na pytania takie jak: kto uczestniczy w sytuacji problemowej, w jaki sposób sytuacja ta jest widziana przez innych uczestników, jaka jest historia tej sytuacji? Co już zostało zrobione? Jaki efekt byłby zadowalający?
Rysunek. Procedura analizy systemowej
Źródło: Klincewicz, K. (red.) (2016). Zarządzanie, organizacje i organizowanie – przegląd perspektyw teoretycznych.
Dokładnie w taki sposób mapujemy wspólnie z przedsiębiorcą lub/i jego personelem procesy zachodzące w firmie. Od identyfikacji problemu, aż do rozwiązania. Załóżmy, że w firmie mamy do czynienia z błędnym ewidencjonowaniem sprzedaży na kasie fiskalnej. Pracownik do którego obowiązków należy dokumentowanie sprzedaży nie rejestrował za pomocą urządzenia przyjętych zaliczek. W dalszej konsekwencji zobowiązania podatkowe oraz ZUS obliczane były w oparciu o wartość błędnych paragonów. Finalnie policzone zobowiązania były błędne.
Kto uczestniczy w sytuacji problemowej? Pracownik, ale też i pracodawca, do którego obowiązków zgodnie z przepisami prawa należy poinstruowanie pracownika o przepisach dotyczących dokumentowania sprzedaży za pomocą kasy. W jaki sposób sytuacja ta jest widziana przez innych uczestników: pozostali pracownicy mogą postrzegać tę sytuację jako zawinioną przez pracodawcę, bo to ten nie przeprowadził wymaganego prawem instruktażu i nie dał czytelnych i jasnych dyspozycji pracownikowi. Jaki efekt byłby zadowalający? Naturalnie prawidłowe, zgodne z przepisami prawa dokumentowanie sprzedaży. Zatem badamy, w jaki sposób osiągniemy ten efekt. W każdym przypadku, gdy uczestnikiem analizowanej sytuacji są pracownicy – oceniamy czy najlepszym rozwiązaniem będzie instruktaż i przeszkolenie personelu. Praca z ludźmi; rozmowa o aspektach praktycznych ich pracy zawsze przynosi wymierne efekty. Dobrze przygotowany i świadomy zespół jest gwarantem realizacji obowiązków podatkowych na etapie bezpośredniej obsługi klienta. Za pomocą modelu mapujemy ten etap obsługi. Krok po kroku obrazujemy różne warianty, jakie mogą mieć miejsce i nanosimy je na model, by załoga miała jasne instrukcje przy sobie. W ten sposób osiągamy zadowolenie przedsiębiorcy, jego personelu a także pracowników biura rachunkowego. Wszyscy, bowiem wiedzą że opracowany model działa doskonale – sprzedaż jest dokumentowana bezbłędnie.