hjd892Olki92„Korzyści płynące z dobrego planowania są ogromne. Szacuje się, że każda minuta poświęcona na planowanie pozwala zaoszczędzić dziesięć minut pracy”.
~Brian Tracy
Porządek w biurze rachunkowym to wiele wymiarów: od porządku na pulpicie, poprzez uporządkowany zbiór folderów do przechowywania danych, usystematyzowany obieg dokumentów, a także przepływ informacji.
Uporządkowane procesy to przede wszystkim, wydajność pracy. Czas na poszukiwanie właściwego dokumentu ma swoją wartość.
Wydaje się, że to zaledwie 5 może 15 minut. Nic bardziej mylnego.
Według wielu badań organizowanie i wyszukiwanie dokumentów pozostaje jednym z największych problemów i przyczyn straty czasu, z jakimi borykają się pracownicy.
Jedno z przeprowadzonych badań wykazało, że 49% wszystkich pracowników miało trudności z odnajdywaniem dokumentów. Inne, zaś, potwierdziło, że średnio pracownik spędza 5 godzin tygodniowo na poszukiwaniu dokumentów.
W przypadku biur rachunkowych oprócz pracy bezpośrednio z dokumentami księgowymi dochodzą poszukiwania odpowiednich narzędzi i informacji.
W biurach rachunkowych każdego dnia, tak właściciele, jak i pracownicy podejmują dziesiątki decyzji: jak zaksięgować dokument, jakie czynności wykonać w związku z określoną zmianą, o jakich obowiązkach poinformować przedsiębiorcę.
Podam najprostszy przykład. Wycofanie samochodu z firmy do majątku prywatnego.
Jakim dokumentem to rozliczyć, w jakiej wartości wycenić, czy rozliczyć VAT należny, czy skorygować VAT naliczony, jak udokumentować, jakie dane przekazał nam przedsiębiorca, jak dopilnować, aby pamiętał, że trzeba poinformować biuro o sprzedaży w określonym okresie.Czy o tym wszystkim pamięta nasz pracownik i wie, gdzie znaleźć gotowe formularze, aby całą transakcję bezbłędnie ująć księgowo?
Czy przedsiębiorcy znane są konsekwencje podatkowe wycofania? Czy w ogóle mamy jakąkolwiek procedurę na tę okoliczność?
Sprawdź, jak jeden formularz (protokół przekazania środka trwałego na cele prywatne PIT VAT checklista) może ułatwić codzienną pracę.
Wg badań głównym powodem, dla którego szukanie dokumentów czy informacji jest tak dużym problemem, jest albo brak odpowiedniej organizacji pracy, niedostosowane lub wręcz nieistniejące procedury albo stosowanie źle dobranego systemu, który nie oferuje wystarczająco kompleksowego rozwiązania.
Jeśli zatem, masz za dużo na głowie, zdarza ci się zapomnieć, że coś trzeba było zrobić, za każdym razem powtarzalne czynności wykonujesz od podstaw bez wykorzystania uniwersalnych szablonów, to najwyższy czas na zmianę.
Dla przykładu, jeżeli za każdym razem, gdy przedsiębiorca pyta o wycofanie samochodu z firmy zamiast nacisnąć enter i wysłać e-mail z wszystkimi kluczowymi informacjami – dwoisz się i troisz, żeby wyjaśnić wszelkie istotne kwestie i przedsiębiorcy i księgowej – to jest ten moment, kiedy warto wdrożyć procedury.
Może to być:
- gotowy szablon e-mail
- checklista dla księgowej
- oświadczenie do wypełnienia przez przedsiębiorcę
- graficzna instrukcja.
Wszystko co usprawni Twoją pracę i zaoszczędzi Twój czas jest warte wdrożenia.
A jeśli chcesz zaoszczędzić jeszcze więcej czasu skorzystaj z formularzy online dostępnych do pobrania w książce Compliance w biurze rachunkowym lub kup gotowe zestawy procedur, które ułatwią codzienne funkcjonowanie biura.