Prowadzisz firmę e-Doręczenia to temat dla Ciebie

Wraz z początkiem 2025 roku w życie weszły przepisy dotyczące e-Doręczeń — cyfrowej usługi doręczania korespondencji.

e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.

Ta nowa forma doręczeń będzie obowiązkowa już w 2025 r. wielu przedsiębiorców.

Nowe regulacje mają uprościć komunikację z urzędami i instytucjami, a także zredukować czas potrzebny na załatwienie spraw administracyjnych. Dowiedz się, co musisz wiedzieć i jak przygotować się na zmiany.

Czym są e-Doręczenia i dlaczego są ważne?

e-Doręczenia to cyfrowa wersja listu poleconego z potwierdzeniem odbioru. Dzięki temu przedsiębiorcy będą mogli odbierać i nadawać pisma urzędowe online, co ma taką samą moc prawną jak tradycyjna korespondencja pocztowa.

Dzięki e-Doręczeniom przedsiębiorcy unikną wizyt na poczcie i związanych z tym kolejek, a pisma dotrą na skrzynkę nawet po zmianie lokalizacji biura.

Różnica w odbiorze korespondencji będzie odczuwalna. Dla przykładu mijało kilka dni od daty wystawiania do daty dostarczenia przez listonosza tradycyjnie doręczanego wezwania do zapłaty. Z funkcjonalnością e-Doręczeń praktycznie korespondencja będzie wymieniana w czasie rzeczywistym.

Kiedy przedsiębiorcy muszą założyć profil do e-Doręczeń?

Obowiązek korzystania z e-Doręczeń jest wprowadzany etapowo:

• od 1 stycznia 2025 roku:

nowi przedsiębiorcy rejestrujący działalność w CEIDG lub KRS muszą założyć skrzynkę do e-Doręczeń.

• od 1 kwietnia 2025 roku:

przedsiębiorcy wpisani wcześniej do KRS (w tym fundacje i stowarzyszenia) mają obowiązek korzystania z e-Doręczeń.

• od 1 października 2026 roku:

wszystkie firmy zarejestrowane w CEIDG przed 2025 rokiem muszą mieć założony adres do e-Doręczeń.

Przedsiębiorcy mogą aktywować skrzynkę w dowolnym momencie. Ważne jednak, aby został zachowany termin obowiązku korzystania z e-Doręczeń zgodnie z harmonogramem.

Warto podkreślić, iż spółka cywilna nie może mieć adresu do doręczeń elektronicznych. Spółka cywilna to jedynie umowa łącząca wspólników – nie posiada odrębnej od samych wspólników podmiotowości prawnej. W takim przypadku skrzynkę E-Doręczenia mogą jedynie posiadać poszczególni wspólnicy spółki.

Skrzynka e-Doręczeń docelowo zastąpi korespondencję przez ePUAP. Pozostałe usługi ePUAP będą stopniowo zastępowane w ramach innych projektów.

Jak założyć skrzynkę do e-Doręczeń?

Wniosek o utworzenie skrzynki można złożyć przez:

• założenie adresu do e-Doręczeń
• wpis lub aktualizację danych w rejestrach CEIDG lub KRS.

Wraz z adresem zostanie założona skrzynka, z której można wysyłać i odbierać wiadomości z e-Doręczeń.

Założenie skrzynki oznacza jednoczesne wskazanie tego adresu jako właściwego do korespondencji urzędowej. e-Doręczenie to nie jest skrzynka mailowa. Na adres e- mail przedsiębiorca będzie jedynie otrzymywać powiadomienie o umieszczeniu pisma w skrzynce e-Doręczenia.

Każdy adres do e-Doręczeń składa się z ciągu znaków (liter i cyfr) w następującym układzie: AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ. Przykładowy adres: AE:PL-12345-67890-ABCDE-12.

Ile skrzynek trzeba założyć?

Przedsiębiorca może dysponować dwiema a nawet trzeba skrzynkami, w zależności od swojej sytuacji.

Istnieją trzy role, dla każdej z tych trzech ról należy założyć oddzielny adres do e-Doręczeń:

1. osoba prywatna

Korzystanie z e-Doręczeń przez obywateli nie jest obowiązkowe. Tę skrzynkę można założyć fakultatywnie.

2. przedsiębiorca

Firmy są obowiązani są do posiadania skrzynki do doręczeń a co za tym idzie do odbierania korespondencji z wykorzystaniem e-Doręczeń. Skrzynka powinna być założona zgodnie z przedstawionym powyżej harmonogramem.

3. osoba, która wykonuje zawód zaufania publicznego

Od 1 stycznia 2025 r. skrzynkę muszą posiadać adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi oraz notariusze.