hjd892Olki92Od 2026 r. Krajowy System e-Faktur (KSeF) (tu link do https://www.ksef.pl/) stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. Warto odpowiednio wcześnie przygotować się do nowych zasad – szczególnie jeśli prowadzisz działalność w formie spółki z o.o. lub spółki cywilnej. Działanie z wyprzedzeniem i właściwe przygotowanie będzie kluczem do sprawnego korzystania z KSeF.
KSeF w jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) – najprościej
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą (JDG), nie musisz składać żadnych dodatkowych formularzy do urzędu skarbowego. Do KSeF zalogujesz się bezpośrednio za pomocą Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Od razu możesz nadawać uprawnienia sobie i innym osobom – np. księgowej lub swojemu biuru rachunkowemu.
KSeF w spółce cywilnej i spółce z o.o. – ZAW-FA jako pierwszy krok
W przypadku spółek cywilnych i spółek z o.o. sytuacja wygląda inaczej. Zanim wspólnicy będą mogli swobodnie logować się do KSeF, trzeba wskazać pierwszą osobę – tzw. superadministratora. To właśnie on otrzyma dostęp do systemu i będzie nadawał lub odbierał uprawnienia pozostałym użytkownikom (innym wspólnikom, księgowej czy biuru rachunkowemu).
Aby wybrać właściwą ścieżkę, należy najpierw sprawdzić, czy spółka posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną (e-Pieczęć). Jeśli nie – konieczne będzie złożenie formularza ZAW-FA do urzędu skarbowego.
Nie ukrywam – rekomenduję formularz ZAW-FA jako tańsze i skuteczne rozwiązanie.
Tabela – nadawanie uprawnień w KSeF
| Podmiot | Forma uwierzytelnienia | Pierwsze nadanie uprawnienia | Komentarz praktyczny |
| Osoba fizyczna (JDG) | profil zaufany / podpis kwalifikowany | elektronicznie w KSeF – logowanie profilem zaufanym, brak ZAW-FA | najprostszy wariant – od razu nadaje uprawnienia w systemie. |
| sp. z o.o. – ma kwalifikowaną pieczęć | pieczęć kwalifikowana spółki | elektronicznie w KSeF – uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej | rozwiązanie dopuszczalne, ale rzadko stosowane – pieczęć to dodatkowy koszt, a efekt identyczny jak w wersji papierowej. |
| sp. z o.o. – brak pieczęci kwalifikowanej | brak pieczęci | ZAW-FA papierowo do US US rejestruje i nadaje pierwsze uprawnienie tzw. superadministratorowi | rekomendacja: nie jest wymagane kupować pieczęci, wystarczające jest złożenie ZAW-FA papierowo. Potem wszystkie kolejne uprawnienia nadaje się elektronicznie w KSeF. |
| spółka cywilna (s.c.) | brak osobowości prawnej – reprezentacja wspólników | ZAW-FA papierowo do US – wskazuje się pierwszego wspólnika „superadministratora”, który po rejestracji nadaje dalsze uprawnienia w systemie KSeF. | wystarczy podpis jednego wspólnika, ale z ostrożności zaleca się podpisy wszystkich – unika się sporów o rolę superadministratora. |
Jak wypełnić druk ZAW-FA?
Pobierz formularz ZAW-FA (wersja PDF) https://www.podatki.gov.pl/media/8968/zaw-fa-02-08.pdf
- Pole 1 – NIP spółki (cywilnej lub z o.o.).
- Pole 5 – urząd skarbowy właściwy dla spółki (według adresu siedziby).
- Pole 6 – zaznacz „nadanie uprawnień”.
- Pole 7 – zaznacz „podmiot niebędący osobą fizyczną”.
- Część B.2 i B.3 – dane adresowe i kontaktowe spółki, w tym e-mail (obowiązkowo). Na ten adres będą przychodziły powiadomienia związane z nadaniem uprawnień w KSeF.
- Część C.2 i B.3 – dane osoby, która ma być pierwszym użytkownikiem (NIP lub PESEL + e-mail obowiązkowo; Na ten adres będą przychodziły powiadomienia z otrzymaniem uprawnień w KSeF. To właśnie „superadministrator”.
- Część D – wypełniana tylko przy podpisie bez NIP/PESEL (SHA-256).
- Część E – podpisy osób uprawnionych do reprezentacji spółki.
Podpisy wspólników i zarządu
- spółka cywilna – formalnie wystarczy podpis jednego wspólnika, ale rekomenduję złożenie podpisów przez wszystkich wspólników. Dzięki temu unikniecie sporów, kto powinien być pierwszym administratorem.
- spółka z o.o. – podpisy zgodnie z zasadą reprezentacji ujawnioną w KRS (np. samodzielnie prezes lub łącznie dwóch członków zarządu).
Gdzie złożyć ZAW-FA?
Wypełniony druk ZAW-FA należy:
- złożyć osobiście w urzędzie skarbowym właściwym dla siedziby spółki, lub
- wysłać pocztą listem poleconym (koniecznie należy zachować kopię dla spółki).
Po przetworzeniu zgłoszenia wskazana osoba otrzyma dostęp do KSeF i będzie mogła nadać kolejne uprawnienia pozostałym użytkownikom np. pozostałym wspólnikom czy dla biura rachunkowego.
Podsumowanie:
Od 2026 roku każdy przedsiębiorca – niezależnie od formy prawnej – będzie musiał korzystać z KSeF. Spółki cywilne i spółki z o.o. wymagają wcześniejszego nadania uprawnień – dlatego nie odkładaj tego na ostatnią chwilę.
Jeśli potrzebujesz wsparcia w zakresie nadawania uprawnień w KSeF – zapraszam do kontaktu z moim biurem ProPIT Biuro Rachunkowe Łuków. Pomożemy Ci przejść przez wszystkie formalności krok po kroku.
A jeśli chcesz już teraz przetestować system, możesz zalogować się do środowiska KSeF pod adresem: https://ksef.mf.gov.pl/web/login
Edyta Zaniewicz
doradca podatkowy, właściciel ProPIT Biuro Rachunkowe