hjd892Olki92PIT kasowy – z założenia idealna opcja dla przedsiębiorców prowadzących działalność na niewielką skalę. Miała chronić podatników przed negatywnymi skutkami problemów wynikających z zatorów płatniczych. Założenia były dobre, w praktyce jednak wprowadzone rozwiązania naszpikowane są warunkami i zastrzeżeniami. Warto o nich wiedzieć przed podjęciem decyzji o wyborze kasowego sposobu rozliczania przychodów i kosztów.
Kasowy PIT z założenia zakłada rozpoznanie przychodu i kosztu w dniu uregulowania zapłaty. Jest to jednak założenie, od którego został przewidziany szereg wyjątków.
Dla kogo PIT kasowy?
Kasowy sposób rozliczania podatku dochodowego dostępny jest dla podatników prowadzących działalność gospodarczą opodatkowanych w formie:
· skali podatkowej tzw. zasady ogólne,
· IP BOX,
· podatku liniowego,
· oraz ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
Ograniczenie nr 1 – PIT kasowy nie jest dostępny dla przedsiębiorców prowadzących księgi handlowe. Ograniczenie to wynika z art. 14c ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT. Bez znaczenia pozostaje tu fakt, czy przedsiębiorca prowadzi księgi obowiązkowo, czy też fakultatywnie.
Ograniczenie nr 2 – PIT kasowy nie jest dostępny dla podatników, których przychody przekroczyły 1.000.000 zł. Jest to limit przychodów z działalności w roku bezpośrednio poprzedzającym rok, w którym podatnik chciałby stosować kasowy PIT. Jest to dość istotne ograniczenie kwotowe. Wysokość przychodów uzyskanych w bieżącym roku, np. przekroczenie limitu 1.000.000 zł w roku stosowania metody kasowej nie będzie oznaczało utraty do PIT kasowego w trakcie roku. Utrata w takim przypadku będzie miała miejsce dopiero od nowego roku podatkowego.
Ograniczenie nr 3 – PIT kasowy mogą stosować tylko przedsiębiorcy prowadzący JDG. Niestety nie jest to opcja dostępna dla spółek np. spółek cywilnych czy jawnych.
Ograniczenie nr 4 – w sposób kasowy nie będą mogły być rozliczane przychody w ramach transakcji B2B, gdy kontrahentem będzie:
1) podmiot powiązanym z podatnikiem w rozumieniu art. 23m ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT,
2) podmiot mającym miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd na terytorium lub w kraju stosujących szkodliwą konkurencję podatkową. Powyższe ograniczenie ma na celu zapobieganie nadużyciom.
Kluczowy warunek – warunkiem stosowania PIT kasowego jest złożenie we właściwym urzędzie skarbowym stosownego oświadczenia o wyborze PIT kasowego. Oświadczenie musi być złożone na piśmie. Termin: do dnia 20 lutego roku podatkowego, a w przypadku podatnika rozpoczynającego prowadzenie działalności w trakcie roku podatkowego – 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozpoczęcia działalności gospodarczej.
Złożone oświadczenie będzie wywierało skutek na lata kolejne, o ile oczywiście podatnik będzie spełniał pozostałe warunki.
Dodatkowy obowiązek ewidencyjny – podatnicy stosujący PIT kasowy są obowiązani prowadzić dodatkową ewidencję. Otóż, zgodnie z art. 24a ust. 1da ustawy o PIT podatnicy są obowiązani prowadzić ewidencję faktur dokumentujących przychody rozliczane metodą kasową. Ewidencja ta zawiera datę wystawienia faktury, numer faktury, kwotę należności wynikającą z faktury oraz datę uregulowania należności.
Jak będą rozliczane przychody?
Zasadniczo, zgodnie z założeniem przychód powinien być rozpoznawany w dacie faktycznego otrzymania zapłaty za sprzedany towar czy wykonaną usługę. Idea była taka, aby przedsiębiorcy nie musieli regulować podatku od przychodów tzw. należnych, czyli już udokumentowanych fakturą, ale jeszcze nie otrzymanych. Taka była idea… niemniej ustawodawca dość znacznie podciął jej skrzydła.
PIT kasowy tylko dla transakcji B2B, czyli transakcji z innym przedsiębiorcą
Nie każdy przychód, w metodzie kasowej faktycznie będzie rozliczany metodą kasową. Otóż zgodnie z art. 14c ust. 4 ustawy o PIT metoda kasowa rozliczania przychodów ma zastosowanie wyłącznie do przychodów, które:
1) wynikają z transakcji między podatnikiem a przedsiębiorcą w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców oraz
2) są udokumentowane fakturami wystawionymi w terminach określonych zgodnie z odrębnymi przepisami (PIT kasowy dotyczy tylko transakcji dokumentowanych fakturami).
Zatem, wszelkiego innego rodzaju przychody, w tym przede wszystkim, te uzyskiwane od konsumentów nie będą księgowane wg daty faktycznego otrzymania zapłaty. To powoduje, że w efekcie część przychodów może być u przedsiębiorcy rozliczana metodą kasową, ale część nadal metodą memoriałową. Nadto, wyjątkowo istotne będzie tu jasne i wyraźne określenie w jakim charakterze występuje nabywca, czy jako osoba fizyczna, czy jednak jako przedsiębiorca.
Finalnie podatek i tak trzeba zapłacić
Co więcej, nawet w przypadku transakcji B2B – finalnie podatek i tak trzeba będzie zapłacić nawet jeżeli kontrahent nie ureguluje należności. Ustawodawca owszem, przyjął, iż w metodzie kasowej za datę powstania przychodu uważa się dzień uregulowania należności, jednak nie później niż dzień:
1) upływu 2 lat, licząc od dnia wystawienia faktury, albo
2) likwidacji działalności gospodarczej.
Biorąc pod uwagę, iż termin sądowego dochodzenia należności to długie lata, finalnie może okazać się, że pomimo, iż przedsiębiorca pieniędzy nie otrzymał, to po 2 latach od wystawienia faktury podatek i tak będzie musiał zapłacić. Według ustawodawcy okres 2 lat to wystarczający czas na dochodzenie zapłaty od kontrahenta.
Sprzedaż środków trwałych – tylko memoriał
Dodatkowo PIT kasowy nie znajdzie zastosowania do sprzedaży środków trwałych. Metoda kasowa nie znajdzie zastosowania w odniesieniu do przychodów z odpłatnego zbycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych ujętych w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Data powstania przychodu ze zbycia tych składników będzie ustalana zawsze metodą memoriałową. Bez znaczenia będzie tu fakt, czy stroną transakcji będzie osoba fizyczna czy przedsiębiorca.
Koszty w metodzie kasowej
W przypadku kosztów, metoda kasowa także będzie obejmowała wydatki wynikające z transakcji B2B tj. z innym podatnikiem. Przy czym, w przypadku kosztów metoda kasowa obejmuje zarówno koszty dokumentowane fakturami, jak w każdy inny, przewidziany przepisami, sposób. Jeżeli zobowiązanie zostanie uregulowane przed datą poniesienia kosztu uzyskania przychodu, np. przed datą wystawienia faktury, to koszt uzyskania przychodu będzie potrącany najwcześniej w dacie jego poniesienia, np. w dacie wystawienia faktury. Koszty będą potrącane w takiej wysokości, w jakiej zostało uregulowane zobowiązanie. Kosztem będą zatem również np. zapłacone zaliczki, przedpłaty, raty.
Koszty amortyzacji, ZUS, wynagrodzeń pracowników nie będą rozliczane na zasadach ogólnych tj. koszt wynagrodzeń należy zaewidencjonować do miesiąca za który są należne, o ile zostały wypłacone w terminie, zaś odpis amortyzacyjny należy zaksięgować zgodnie z przyjętą metodą amortyzacji oraz przyjętą częstotliwością odpisów. Odpisy amortyzacyjne będą zatem mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeżeli jeszcze podatnik nie zapłacił, np. za środek trwały, od którego dokonuje odpisów amortyzacyjnych.
Przychody i koszty – metoda memoriałowa czy kasowa?
Przykład 1
Przedsiębiorca w 2025 r. wybrał stosowanie metody kasowej rozliczania PIT. Złożył w urzędzie skarbowym stosowne zawiadomienie. W grudniu 2024 r. wystawił fakturę sprzedaży, za którą zapłatę otrzymał już w 2025r., w okresie stosowania metody kasowej. Do ustalenia daty powstania przychodu wynikającego z tej faktury podatnik przyjmuje zasady ustalania tej daty stosowane w roku podatkowym, w którym faktura została wystawiona. Zatem, przychód należy rozpoznać w grudniu 2024 r., jako przychód należny nawet jeżeli nie został otrzymany.
Przykład 2
Przedsiębiorca świadczy usługi naprawy pojazdów. Dla potrzeb prowadzonej firmy najmuje lokal od osoby fizycznej, która nie prowadzi pozarolniczej działalności gospodarczej. W 2025 r. podatnik wybrał metodę kasową rozliczania PIT. Wydatki z tytułu najmu nieruchomości nie będą rozliczane w sposób kasowy a na zasadach ogólnych. PIT kasowy ma zastosowanie tylko to kosztów, które wynikają z transakcji między podatnikiem a innym przedsiębiorcą w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców.
Przykład 3
Podatnik świadczy usługi w zakresie transportu towarów. Przedsiębiorca w 2025 r. wybrał stosowanie metody kasowej rozliczania PIT. Złożył w urzędzie skarbowym stosowne zawiadomienie. W lutym 2025 r. sprzedał innemu przedsiębiorcy jeden z samochodów ciężarowych stanowiący środek trwały w jego firmie. Strony transakcji przewidziały płatność w terminie 30 dni przelewem. Podatnik musi rozpoznać przychód w dacie sprzedaży środka trwałego nawet pomimo faktu stosowania metody kasowej. Metoda kasowa rozliczania przychodów nie ma zastosowania do przychodów z odpłatnego zbycia środków trwałych.
Wybór kasowego PIT jest dobrowolny. Podatnik sam, lub z pomocą księgowej, czy doradcy podatkowego musi ocenić, czy ta metoda rozliczenia podatkowego jest dla niego korzystna. Warto ten wybór dobrze przemyśleć.