Jak założyć e-Doręczenia dla firmy? Instrukcja krok po kroku

Jak założyć e-Doręczenia dla firmy i jak aktywować skrzynkę do e-Doręczeń?
Przygotowaliśmy praktyczną instrukcję krok po kroku dla przedsiębiorców (JDG), którzy muszą przygotować się do korzystania z e-Doręczeń od 1 października 2026 r.

Jako biuro rachunkowe pomagamy naszym Klientom nie tylko w księgowości i podatkach. Przypominamy również o nowych obowiązkach administracyjnych i pokazujemy, jak wykonać je w praktyce.

Tym razem przeprowadzamy przedsiębiorcę od złożenia wniosku aż do aktywacji skrzynki e-Doręczeń.

e-Doręczenia od 1 października 2026 r. – instrukcja krok po kroku dla przedsiębiorców

Od 1 października e-Doręczenia stają się standardem dla przedsiębiorców

Od 1 października 2026 r. e-Doręczenia staną się w praktyce powszechnym sposobem elektronicznej korespondencji przedsiębiorców z urzędami.
Nowe firmy zakładane od 2025 r. były już obejmowane obowiązkiem utworzenia adresu do e-Doręczeń przy rejestracji działalności.
Teraz czas na przedsiębiorców, którzy prowadzili działalność wcześniej – firmy wpisane do CEIDG przed 2025 r. powinny najpóźniej do końca września 2026 r. zadbać o utworzenie i aktywowanie swojej skrzynki do e-Doręczeń.

Ważne: samo złożenie wniosku nie wystarczy. Po utworzeniu adresu skrzynkę trzeba jeszcze aktywować. Dlatego nie warto odkładać tego na ostatnie dni września. Poniżej pokazujemy krok po kroku, jak założyć i aktywować firmową skrzynkę do e-Doręczeń.

1. Jak założyć skrzynkę do e-Doręczeń dla firmy (JDG)?

Krok 1. Wejdź na stronę Biznes.gov.pl i wybierz usługę „Złóż wniosek dotyczący adresu do e-Doręczeń dla firmy”.

Przejdź do usługi: Złóż wniosek dotyczący adresu do e-Doręczeń dla firmy. Następnie kliknij „Złóż wniosek elektronicznie”.

Krok 2. Wybierz sposób złożenia wniosku.

W przypadku przedsiębiorcy prowadzącego JDG wybierz „Złóż przez Biznes.gov.pl”.

Krok 3. Rozpocznij usługę.

System wyświetli informacje dotyczące usługi. Kliknij „Rozpocznij”.

Krok 4. Zaloguj się.

Możesz skorzystać m.in. z Profilu Zaufanego, aplikacji mObywatel, e-dowodu lub bankowości elektronicznej. Przy logowaniu przez Profil Zaufany możesz zostać przekierowany do wyboru swojego banku.

Krok 5. Wybierz firmę, dla której zakładasz skrzynkę.

Kreator może automatycznie podpowiedzieć dane firmy powiązanej z Twoim profilem. Wybierz właściwy profil i kliknij „Dalej”.

Krok 6. Przeczytaj ważne informacje dotyczące wniosku.

Wniosek musi zostać podpisany elektronicznie. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej podpisuje go właściciel. W przypadku spółki należy uwzględnić obowiązujące zasady reprezentacji. Wniosek może również podpisać odpowiednio umocowany pełnomocnik.

Krok 7. Wybierz „Utworzenie adresu u publicznego dostawcy usługi”.

To opcja służąca utworzeniu firmowego adresu do e-Doręczeń u publicznego dostawcy. Kliknij „Dalej”.
Usługę e-Doręczeń świadczą wyłącznie dostawcy usług zaufania: publiczni oraz komercyjni (niepubliczni).

Publiczny dostawca e-Doręczeń – obecnie Poczta Polska S.A., to operator wyznaczony (OW) do świadczenia bezpłatnej usługi e-Doręczeń oraz do zapewnienia skrzynek elektronicznych wszystkim tym, którzy zdecydują się na korzystanie z publicznej usługi e-Doręczeń.

Niepubliczny dostawca e-Doręczeń, czyli kwalifikowany dostawca usług (KDU), to podmiot komercyjny, u którego możesz założyć adres oraz skrzynkę do e-Doręczeń.

Krok 8. Wskaż rejestr, w którym znajduje się Twoja firma.

Dla jednoosobowej działalności gospodarczej wybierz Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej – CEIDG.

Krok 9. Wskaż, kto składa wniosek.

Jeżeli jako właściciel firmy składasz wniosek samodzielnie, wybierz „We własnym imieniu”. Jeżeli działa za Ciebie pełnomocnik, należy wybrać odpowiednią opcję.

Krok 10. Podaj adres e-mail do kontaktu.

To ważny adres – zostanie na niego przesłana informacja dotycząca dalszych kroków, w tym aktywacji adresu do e-Doręczeń. Wpisz adres dwukrotnie i dokładnie sprawdź jego poprawność.

Krok 11. Zdecyduj, czy chcesz wyznaczyć dodatkowego administratora skrzynki.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej właściciel może sam zarządzać skrzynką. Możliwe jest jednak wyznaczenie również innego administratora. Jeżeli nie chcesz tego robić, zaznacz „Nie”.

Krok 12. Zapoznaj się z regulaminem świadczenia usług.

Po jego przeczytaniu zaznacz potwierdzenie „Tak” i przejdź dalej.

Krok 13. Zapoznaj się z pouczeniem i klauzulą informacyjną.

Kreator udostępni m.in. pouczenie dotyczące skutków prawnych wpisu do Bazy Adresów Elektronicznych oraz informacje o przetwarzaniu danych osobowych. Po zapoznaniu się z dokumentami zaznacz odpowiednie oświadczenie.

Krok 14. Sprawdź urząd odbierający wniosek.

Wniosek dotyczący adresu do e-Doręczeń kierowany jest do Ministerstwa Cyfryzacji – eDoręczenia. Kliknij „Dalej”.

Krok 15. Podpisz przygotowany dokument.

Możesz skorzystać m.in. z Profilu Zaufanego lub bankowości elektronicznej albo podpisu kwalifikowanego. W przypadku reprezentacji wieloosobowej należy zwrócić uwagę na prawidłowe podpisanie dokumentu przez wszystkie wymagane osoby.

Krok 16. Po podpisaniu koniecznie kliknij „Wyślij”.

To bardzo ważne: podpisanie dokumentu nie oznacza jeszcze jego wysłania. Dopiero kliknięcie przycisku „Wyślij” powoduje złożenie wniosku.

Krok 17. Poczekaj na potwierdzenie złożenia wniosku.

Po prawidłowym wysłaniu system pokaże komunikat „Dokument został wysłany” oraz numer sprawy. Informację o dalszym przebiegu otrzymasz również na wskazany wcześniej adres e-mail.

Nie martw się, jeżeli skrzynka nie pojawi się od razu. Ze względu na duże zainteresowanie okres oczekiwania na założenie adresu może być wydłużony. Wnioski są sukcesywnie rozpatrywane. Status swojej sprawy możesz sprawdzać w Koncie Przedsiębiorcy → Moje sprawy. O zmianie statusu wniosku i dalszych krokach zostaniesz poinformowany mailowo. Do tego czasu nie musisz wykonywać żadnych dodatkowych czynności. Do czasu aktywacji skrzynki korespondencję z podmiotami publicznymi możesz prowadzić dotychczas stosowanymi metodami.

2. Jak aktywować skrzynkę do e-Doręczeń?

Złożenie wniosku to nie wszystko – pamiętaj o aktywacji

To jeden z najważniejszych elementów całej procedury. Samo wysłanie wniosku nie oznacza jeszcze, że możesz korzystać ze skrzynki do e-Doręczeń. Po utworzeniu adresu należy wejść na Konto Przedsiębiorcy i aktywować skrzynkę. Po aktywacji adres zostaje wykorzystywany do korespondencji z podmiotami publicznymi korzystającymi z systemu e-Doręczeń. Dlatego nie należy traktować tej skrzynki jak kolejnego nieużywanego konta internetowego – trzeba ją regularnie kontrolować.

Krok 1. Po utworzeniu adresu zaloguj się ponownie do Konta Przedsiębiorcy.

W menu wybierz „e-Doręczenia”.

Krok 2. Znajdź swoją firmową skrzynkę i sprawdź jej status.

Jeżeli przy skrzynce widnieje komunikat „Wymaga aktywacji”, kliknij go i przejdź do aktywacji.

Krok 3. Podaj adres e-mail do powiadomień i kliknij „Aktywuj skrzynkę”.

Wpisz oraz potwierdź adres e-mail, na który chcesz otrzymywać powiadomienia o korespondencji. Zapoznaj się także z wymaganymi dokumentami i następnie kliknij „Aktywuj skrzynkę”.

Krok 4. Poczekaj na zakończenie aktywacji.

System poinformuje, że trwa proces aktywacji adresu do e-Doręczeń. Po jego zakończeniu otrzymasz powiadomienie na wskazany adres e-mail. Czasem aktywacja może potrwać dłużej.

Nie zostawiaj założenia e-Doręczeń na 30 września.

Doświadczenie z nowymi obowiązkami elektronicznymi pokazuje jedno: gdy zbliża się ustawowy termin, liczba składanych wniosków gwałtownie rośnie. Dlatego przedsiębiorcom, których obowiązek obejmie 1 października 2026 r., rekomendujemy założenie i aktywację e-Doręczeń z odpowiednim wyprzedzeniem. Przedsiębiorcy, którzy już wcześniej założyli skrzynkę e-Doręczenia zaś zalecamy weryfikację, czy skrzynka jest aktywna.

Więcej informacji – oficjalne źródła

Szczegółowe i aktualne informacje dotyczące e-Doręczeń można znaleźć również na oficjalnych stronach administracji publicznej:

4.Biuro rachunkowe Łuków – pomagamy nie tylko w księgowości

W naszym biurze zależy nam, aby Klient wiedział nie tylko ile podatku ma zapłacić, ale również jak bezpiecznie przejść przez bieżące obowiązki związane z prowadzeniem firmy. Dlatego przypominamy o terminach, tłumaczymy nowe regulacje i przygotowujemy praktyczne instrukcje takie jak ta.

Jeżeli prowadzisz firmę w Łukowie lub okolicy i szukasz biura rachunkowego, które poza księgowością i podatkami pomaga również odnaleźć się w nowych obowiązkach przedsiębiorcy – zapraszamy do kontaktu.

Edyta Zaniewicz
doradca podatkowy
nr wpisu 14955