hjd892Olki92W 2026 roku KSeF (https://ksef.podatki.gov.pl/) – Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. To system do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w sposób elektroniczny. Jest to obowiązek, który obejmie bez wyjątku wszystkie przedsiębiorstwa, w tym: podatników VAT czynnych, podatników zwolnionych oraz rolników VAT czynnych.
Już teraz warto sukcesywnie przygotowywać się do wdrożenia KSeF.
KROK 1 – SPRAWDZENIE POSIADANIA PODPISU ELEKTRONICZNEGO
Aby móc korzystać z KSeF, konieczne jest posiadanie podpisu elektronicznego. Wyróżniamy dwie podstawowe formy:
🔹 Profil Zaufany (darmowy)
- wykorzystywany głównie do kontaktu z administracją publiczną
- można go założyć m.in. przez bank lub potwierdzić w wybranych urzędach.
https://pz.gov.pl/pz/registerMainPage
🔹 Podpis Kwalifikowany (płatny)
- pełnoprawny odpowiednik podpisu odręcznego
- możliwy do wykorzystania również w kontaktach z kontrahentami, bankami i urzędami
Lista dostawców jest dostępna pod adresem: https://www.nccert.pl/uslugi.htm
🔹 Pieczęć Elektroniczna (e-Pieczęć)
- jest to podpis kwalifikowany przypisany do firmy, a nie do konkretnej osoby
- służy do automatycznego podpisywania faktur i innych dokumentów firmowych
- jej użycie wiąże się z dodatkowymi kosztami.
W większości przypadków, szczególnie w mniejszych firmach i jednoosobowych działalnościach, stosowanie pieczęci elektronicznej nie jest konieczne. W takich sytuacjach zalecamy zastosowanie zawiadomienia ZAW-FA, które umożliwia nadanie uprawnień np. biuru rachunkowemu.
Szczegóły dotyczące ZAW-FA oraz konfiguracji dostępów przedstawimy w kolejnych materiałach.
Który podpis wybrać?
Jeżeli nie mieli jeszcze Państwo styczności z podpisem elektronicznym – wystarczający będzie Profil Zaufany – umożliwia on pełne korzystanie z KSeF.
Jeżeli nie posiadają Państwo Profilu Zaufanego, pierwszym – i niezbędnym – krokiem jest jego założenie.
Najprostsze rozwiązanie to założenie profilu:
- za pomocą banku: https://pz.gov.pl/dt/registerByXidp
- wypełnienie wniosku online https://pz.gov.pl/pz/captcha i potwierdzenie tożsamości w np. placówce ZUS lub w Urzędzie Skarbowym. Ważne jest, aby zachowali Państwo nazwę użytkownika oraz hasło, które będą niezbędne do dalszego korzystania z Profilu Zaufanego.
Po wypełnieniu wniosku online należy udać się z dowodem osobistym do jednej ze wskazanych placówek. Lista placówek, gdzie można potwierdzić tożsamość dostępna jest pod adresem https://www.gov.pl/web/profilzaufany/znajdz-punkt-potwierdzajacy-placowke2
SPRAWDZENIE PODPISU W PRAKTYCE
Celem zalogowania do KSeF konieczne będzie złożenie podpisu przy użyciu np. profilu zaufanego.
Zachęcamy do przetestowania, czy samodzielne podpisanie dokumentu elektronicznego nie sprawia Państwu trudności. Test można wykonać na stronie: https://moj.gov.pl/nforms/signer/upload?xFormsAppName=SIGNER
W publikacjach będę wyjaśniać:
- jak uzyskać dostęp do KSeF,
- jak nadać uprawnienia,
- jak obsługiwać faktury w systemie
- jakie rozwiązania rekomenduję, aby wdrożyć KSeF sprawnie i z korzyścią.
Zachęcam do śledzenia kolejnych publikacji na naszym blogu – każda z nich będzie zawierać kluczowe informacje oraz praktyczne wskazówki dotyczące wdrażania KSeF.
W przypadku pytań lub chęci uzyskania indywidualnego wsparcia – zapraszam do kontaktu z naszym biurem lub bezpośrednio z doradcą podatkowym.
Chętnie pomożemy w przygotowaniu się do nowych obowiązków.
Edyta Zaniewicz
doradca podatkowy, właściciel ProPIT Biuro Rachunkowe