Nowa faktura ustrukturyzowana FA(3) – jak będzie wyglądało dokumentowanie sprzedaży w 2026 roku?

Od 1 lutego 2026 r. duże firmy, a od 1 kwietnia 2026 r. wszyscy przedsiębiorcy będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

To nie tylko cyfrowa rewolucja w sposobie przekazywania dokumentów – to całkowita transformacja sposobu ich wystawiania i obiegu.

Wbrew częstemu przekonaniu, KSeF to nie jest po prostu faktura wysłana elektronicznie w PDF-ie ani dokument utworzony „z programu księgowego”.

To pełne przejście na tzw. faktury ustrukturyzowane, czyli faktury zapisane w ściśle określonym formacie logicznym XML, zgodnym ze wzorem FA(3) – obowiązującym od 1 lutego 2026 r.

Od 2026 roku każdy dokument sprzedaży będzie musiał:

• zawierać dokładnie określone pola (nagłówek, podmioty, wiersze, rozliczenia, płatności, stopkę),
• być zgodny z wymogami struktury logicznej FA(3),
• przejść walidację w systemie KSeF i uzyskać nadany numer identyfikacyjny KSeF.

To oznacza, że faktura – niezależnie od programu, w którym powstanie – musi mieć ten sam „szkielet danych”. System nie pozwoli na własne modyfikacje układu.

Warto przygotować się na te zmiany już teraz, bo FA(3) to nie tylko nowe pola w pliku XML, ale przede wszystkim nowa filozofia dokumentowania sprzedaży.

W tym artykule wyjaśniamy:

• z czego będzie się składać faktura FA(3),
• które pola będą obowiązkowe, a które fakultatywne,
• oraz dlaczego samo „przyjęcie faktury przez system” nie gwarantuje, że jest ona bezbłędna.

Terminy wdrożenia FA(3)

Z czego będzie się składać faktura FA(3)?

Zgodnie z broszurą Ministerstwa Finansów Broszura informacyjna dotycząca struktury logicznej FA(3), https://ksef.podatki.gov.pl/pliki-do-pobrania-ksef-20/ nowa faktura ma ściśle określoną strukturę logiczną.

Główne elementy struktury to:

• Nagłówek (Naglowek) – zawiera m. in. dane dotyczące daty i czasu wytworzenia faktury oraz nazwy systemu teleinformatycznego, z którego korzysta podatnik,
• Podmiot1, Podmiot2, Podmiot3 – dane sprzedawcy, nabywcy oraz ewentualnie innych stron (np. faktora, obiorcy – w przypadku jednostek wewnętrznych, oddziałów, JST),
• PodmiotUpowazniony – komornik sądowy lub organ egzekucyjny,
• Fa (Faktura właściwa) – zawiera szczegółowe informacje dotyczące transakcji dokumentowanej fakturą. W szczególności są to elementy faktury wynikające z treści obowiązujących przepisów, jak również elementy dotyczące m.in. rozliczenia, płatności oraz warunków transakcji.
• Stopka – zawiera pozostałe informacje na fakturze. m.in. tzw. rejestry czyli: numery REGON, KRS, BDO, informacje o kapitale zakładowym, czy podziękowania za współpracę.
• Załącznik – zawiera załącznik do faktury dokumentującej czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług, cen jednostkowych towarów lub usług bez kwot podatku (cen jednostkowych netto).

Naglowek, Podmiot1, Podmiot2 oraz Fa stanowią obligatoryjne elementy e-faktury.

Podmiot3, Stopka i Zalacznik to elementy fakultatywne.

PodmiotUpowazniony to element opcjonalny e-faktury.

Pola obowiązkowe i fakultatywne – jak je rozpoznać?

Każdy element w strukturze FA(3) ma określoną rolę.

W schemie znajdują się:

• pola obowiązkowe – muszą być zawsze wypełnione,
• pola opcjonalne – muszą być wypełnione, jeśli spełniony jest ustawowy warunek; dla poprawności semantycznej pole nie jest wymagane
• pola fakultatywne – mogą, ale nie muszą się pojawić, dla poprawności semantycznej pole nie jest wymagane.

Walidacja semantyczna – system „przepuści” błędne dane

Kluczowe jest to, że KSeF przeprowadza tylko walidację semantyczną. Oznacza to, że system sprawdza, czy plik jest zgodny ze schematem XML, ale nie weryfikuje merytorycznie danych.

Innymi słowy – jeśli przedsiębiorca błędnie poda stawkę VAT, kwotę, datę lub numer NIP kontrahenta, system i tak przyjmie fakturę.

Dlatego przyjęcie faktury przez KSeF nie oznacza, że dokument jest poprawny. To ogromna zmiana – przedsiębiorcy muszą wprowadzić wewnętrzne procedury weryfikacji poprawności danych, zanim faktura trafi do KSeF.

Załączniki do faktur FA(3)

FA(3) będzie mogła być wysłana do KSeF z załącznikiem. Ale… tylko po uprzednim zgłoszeniu zamiaru korzystania z funkcji do urzędu skarbowego i nie mówimy tu o jakimkolwiek dowolnym załączniku.

Załącznik do faktury służy do prezentacji danych o charakterze podatkowym. Powinien zawiera wyłącznie dane, o których mowa w art. 106e ustawy, lub dane ściśle powiązane z tymi danymi.

Oznacza to, że nie należy umieszcza w nim danych o charakterze typowo handlowym, marketingowym/reklamowym lub biznesowym tj. np.:

• cenniki, warunki gwarancji, instrukcje obsługi,
• zamówienia, umowy, aneksy do umów, protokoły odbioru,
• informacje o promocjach i wyprzedażach, materiały reklamowe, oferty indywidualne, newslettery.

W przypadku wykorzystywania załącznika niezgodnie z zasadami, prawo do wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem do KSeF zostanie odebrane.

Faktura z załącznikiem nie będzie już standardowo wysyłana z listem spedycyjnym czy protokołem. Oznacza to konieczność przemyślenia nowych kanałów wymiany danych – np. przez udostępnienie załącznika przez KSeF lub w ramach firmowego systemu ERP.

Mini ściągawka z FA(3) – formaty i praktyczne wskazówki

Pola znakowane są polami alfanumerycznymi.

Dopuszczalne jest stosowanie znaków specjalnych, np. „/”, „– ”, „+”.

Dopuszczalne jest stosowanie małych i dużych liter oraz cyfr.

Maksymalna ilość znaków co do zasady wynosi 256.

W przypadku wybranych pól tj. CN, PKOB, PKWiU, Indeks – ilość znaków wynosi 50.

W polach Nazwa, AdresL1 oraz AdresL2, P_7, P_7Z, LinkDoPlatnosci – ilość znaków wynosi 512.

Cyfry – nie można używać separatorów dla tysięcy (np. spacji). Jako separator miejsc dziesiętnych można używać wyłącznie kropki („ .”).

Wszystkie wielkości ujemne poprzedza się znakiem minus („ –”).

O czym warto po myśleć już teraz?

Zdecydowanie już teraz warto interesować się tematem czy program lub aplikacja do fakturowania umożliwi poprawne wystawienie faktury z uwzględnieniem wymaganych danych. Niepoprawny zapis (np. NIP z kreskami lub daty w formacie DD-MM-RRRR) spowoduje odrzucenie pliku przez KSeF.

Kolejna kwestia do analizy to obieg dokumentów wewnątrz firmy, sposób ich przekazania do biura rachunkowego a także procedury przekazywania dodatkowych dokumentów związanych z treścią faktury, które do tej pory stanowiły jej integralny załącznik np. list przewozowy, protokoły zdawczo odbiorcze.

Język faktury i wizualizacja

Faktura FA(3) będzie wystawiana wyłącznie w języku polskim. Wg zapowiedzi MF wizualizacja (czyli tzw. „obraz faktury”) będzie mogła być generowana w innych językach. Kwestia ta jest niezwykle istotna z uwagi na fakt chociażby przekazania faktury w sposób uzgodniony zagranicznym kontrahentom.

W tym momencie warto podkreślić, że wizualizacja służy jedynie celom poglądowym.

Potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu FA(3)?

Jako doradca podatkowy wspieram przedsiębiorców w przygotowaniu do obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Pomagam dobrać odpowiednie rozwiązania, opracować procedury obiegu faktur oraz zrozumieć praktyczne aspekty struktury FA(3) – tak, by Twoja firma była gotowa na 2026 rok bez stresu i niespodzianek.

📍 Stacjonarnie zapraszam do Biura Rachunkowego ProPIT w Łukowie,
ale możliwa jest także współpraca online – z przedsiębiorcami z całej Polski.

Jeśli chcesz, by Twoja firma przeszła do KSeF płynnie i bezpiecznie, skontaktuj się ze mną:

Edyta Zaniewicz
– doradca podatkowy, Biuro Rachunkowe ProPIT Łuków