KSeF 2025/2026 – Kluczowe terminy techniczne i prawne dla przedsiębiorców

Wdrażanie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wchodzi w decydującą fazę. Od 2026 roku wystawianie faktur ustrukturyzowanych stanie się obowiązkowe – ale dla różnych grup podatników w różnych terminach. Równolegle Ministerstwo Finansów prowadzi testy techniczne i wdraża kolejne etapy systemu KSeF 2.0. Poniżej podsumowujemy kluczowe daty – zarówno techniczne, jak i prawne, które każdy przedsiębiorca oraz biuro rachunkowe powinno znać.

Wdrożenie KSeF to krok w stronę nowej epoki — ale to dopiero fundament dla szerszych zmian na poziomie europejskim.

W dłuższej perspektywie czeka nas system zintegrowany z europejską architekturą podatkową – a to w ramach reformy VAT in the Digital Age – ViDA.

Harmonizacja i obowiązkowe e-fakturowanie między państwami członkowskimi to kolejne etapy, które nas czekają:

1 lipca 2030 – obowiązkowe e-fakturowanie w transakcjach wewnątrzwspólnotowych B2B oraz obowiązek cyfrowego raportowania (Digital Reporting Requirements, DRR) dla transakcji transgranicznych
1 stycznia 2035 – państwa, które wcześniej wdrożyły własne systemy e-fakturowania np. Polska w zakresie KSeF, będą musiały je dostosować krajowe rozwiązania do unijnych standardów .

W praktyce oznacza to, że faktury międzynarodowe (WDT, WNT) z UE będzie trzeba wystawiać w formacie EN 16931, raportując transakcję niemal w czasie rzeczywistym, bez konieczności akceptacji odbiorcy.

Polski system KSeF 2.0, choć wdrażany wcześniej, stanie się jednym z elementów szerszego ekosystemu e-fakturowania w UE. Z całą pewnością KSeF 2.0. to nie linia mety a dopiero linia startu przed integracją z unijnymi modelami.

Terminy techniczne – wdrożenie systemu KSeF 2.0

Poniższe daty odnoszą się do działań Ministerstwa Finansów związanych z przygotowaniem środowiska testowego i produkcyjnego KSeF 2.0.

Data	Wydarzenie
1.09. 2025	Wyłączenie środowiska testowego KSeF 1.0. W pełni działa środowisko produkcyjne KSeF 1.0. Dotychczasowi użytkownicy wersji produkcyjnej KSeF 1.0 nadal mogą z niej korzystać, aż do 26 stycznia 2026 r.
30.09.2025	Start środowiska testowego KSeF 2.0 oraz otwarte testy API.
15.10. 2025	Możliwość integracji z KSeF 2.0 przez API w środowisku przedprodukcyjnym (DEMO).
1.11. 2025	Uruchomienie Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU) – nadawanie dostępów do KSeF.
3.11. 2025	Testowanie Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 w wersji testowej.
15.11. 2025	Aplikacja Podatnika dostępna w wersji przedprodukcyjnej.
01.01.2025	Uruchomienie Modułu zgłoszeń dotyczącego faktur z załącznikami na e-US.
26–31.01 2026	Przerwa techniczna – KSeF niedostępny
1.02.2026	Start produkcyjnej wersji systemu – KSeF 2.0.

Terminy prawne – KSeF 2.0

Poniższe daty odnoszą się do przepisów prawnych regulujących obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Zawierają także przewidziane ustawowo wyjątki i okresy przejściowe.

Data	Rodzaj zdarzenia	Wydarzenie / Obowiązek
1.02.2026	obowiązek prawny	Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla firm z obrotem brutto powyżej 200 mln zł (rok 2024)
1.04.2026	obowiązek prawny	Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców
1.04.2026	wyjątek	fakultatywne wystawianie faktur VAT RR w KSeF
1.02 – 31.12. 2026	wyjątek limit 10 000 zł	Możliwość fakturowania poza KSeF (papierowo lub elektronicznie), jeśli suma sprzedaży z VAT ≤ 10 000 zł miesięcznie. Obowiązek fakturowania wyłącznie w KSeF od faktury, którą przekroczono limit.
do 31.12. 2026	wyjątek	Faktury wystawiane z kas rejestrujących (w tym paragony z NIP do 450 zł) – poza KSeF
do 31.12. 2026	wyjątek	Brak kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF
1.01.2027	obowiązek prawny	obowiązek podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury.

Ułatwienie: limit 10.000 zł miesięcznie

Do końca 2026 roku możliwe jest wystawianie faktur papierowych lub elektronicznych (poza KSeF), jeżeli łączna wartość sprzedaży, udokumentowana fakturami, w danym miesiącu nie przekroczy 10.000 zł brutto.

Limit dotyczy tylko transakcji spełniających definicję sprzedaży z art. 2 pkt 22 ustawy o VAT. Przez pojęcie sprzedaży rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Do limitu zatem, nie wlicza się np. sprzedaży usług opodatkowanych poza granicami Polski np. usługi remontowe na nieruchomościach położonych za granica. Do limitu nie wlicza się też sprzedaży rejestrowanej za pomocą kasy fiskalnej.

UWAGA: przekroczenie limitu – jest równoznaczne z obowiązkiem stosowania KSeF już od tej faktury, która powoduje przekroczenie limitu 10 000 zł.

Szkolenia – „Środy z KSeF”

W kalendarzu KSeF warto odnotować też, że od września do grudnia 2025 r. w każdym województwie organizowane są szkolenia pod nazwą „Środy z KSeF”.

Ich celem jest edukacja w zakresie: