hjd892Olki92Już od 1 lutego 2026 r. duzi przedsiębiorcy, a od 1 kwietnia 2026 r. wszyscy pozostali będą zobowiązani do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Choć dla wielu firm brzmi to jak rewolucja, dla biur rachunkowych to przede wszystkim zmiana sposobu pracy – z klientami, dokumentami i procedurami.
Nowy model współpracy
KSeF oznacza, że większość faktur będzie wystawiana i odbierana elektronicznie, w centralnym systemie. Dla klientów to koniec z koniecznością przesyłania faktur e-mailem czy dostarczania ich w wersji papierowej. Dla księgowych – początek pracy z danymi pobieranymi bezpośrednio z systemu.
Ale uwaga – nie wszystkie faktury trafią do KSeF. Część dokumentów (np. od zagranicznych kontrahentów czy drobnych podatników) nadal trzeba będzie przekazywać do księgowości „ręcznie”.
Co to oznacza w praktyce?
- Nowe zasady komunikacji z klientami – trzeba ustalić sposób weryfikacji faktur, terminy przekazywania danych i odpowiedzialność za ich poprawność.
- Zmiany w umowach o świadczenie usług – konieczne będzie doprecyzowanie, kto i za co odpowiada w kontekście KSeF, np. kto wystawia faktury i kto je akceptuje.
- Szkolenia dla zespołu i klientów – bo wiedza o systemie, ryzykach i procedurach to teraz podstawa.
- Dostosowanie oprogramowania i procedur – część biur zainwestuje w systemy buforujące, inne zdecydują, że to klient będzie sam pobierał i przekazywał faktury w formacie XML.
Kto za to zapłaci?
Nie da się ukryć – wdrożenie KSeF to także koszty. Nowe oprogramowanie, szkolenia, zmiany w procedurach… Niektóre biura rozważają podniesienie cen, inne szukają kompromisów, np. przerzucając część obowiązków na klientów.
Co dalej?
KSeF to nie tylko nowe narzędzie, ale nowy sposób myślenia o fakturowaniu i księgowości. Dla klientów oznacza to większą odpowiedzialność i konieczność aktywnego udziału w procesie. Dla biur rachunkowych – szansę na uporządkowanie współpracy, ale też ogromne wyzwanie organizacyjne.
Więcej na temat zmian przeczytasz w artykule – LINK