hjd892Olki92Za nami już trzy artykuły poświęcone KSeF: omówiliśmy szczegółowo terminy wejścia w życie nowych przepisów, dostęp do systemu przez profil zaufany oraz zgłoszenie ZAW-FA. Teraz czas na coś innego – sprawdzenie, co udało się zapamiętać i jakie wątpliwości najczęściej pojawiają się u przedsiębiorców.
Przygotowałam dla Państwa zestaw krótkich pytań i odpowiedzi, które w prosty sposób podsumowują najważniejsze kwestie związane z dostępem do KSeF, logowaniem, nadawaniem uprawnień, certyfikatami czy wystawianiem faktur.
Dostęp i uwierzytelnienie w KSeF
Pytanie: Czy do korzystania z KSeF potrzebny jest podpis elektroniczny?
Odpowiedź: Tak. Aby zalogować się do KSeF i zarządzać fakturami, niezbędny jest podpis elektroniczny – może to być darmowy profil zaufany, lub płatne narzędzie: podpis kwalifikowany, bądź e-Pięczeć. W większości przypadków wystarczy profil zaufany.
Pytanie: Czy wspólnik spółki jawnej może się uwierzytelnić przez profil zaufany czy ZAW-FA?
Odpowiedź: Spółka jawna może się uwierzytelnić pieczęcią kwalifikowaną. Jeśli jej nie ma, składa ZAW-FA. Wspólnik wskazany w ZAW-FA będzie mógł działać w imieniu spółki, uwierzytelniając się np. profilem zaufanym.
Pytanie: Czy do logowania w KSeF będzie można użyć aplikacji mObywatel?
Odpowiedź: Tak. Od 1 kwietnia 2026 r. planowane jest umożliwienie logowania do KSeF przez węzeł krajowy, czyli także przez aplikację mObywatel.
Uprawnienia i ZAW – FA
Pytanie: W jaki sposób jest nadawane pierwotne uprawnienie w KSeF w przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną?
Odpowiedź: Jeśli firma (np. spółka) posiada kwalifikowaną pieczęć z NIP, może korzystać z KSeF na podstawie domyślnych uprawnień właścicielskich – bez zgłoszeń w urzędzie skarbowym. Jeśli pieczęci nie posiada, firma składa ZAW-FA, wskazując osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF.
Pytanie: Od kiedy nadane uprawnienia zaczynają działać? A co jeśli ZAW-FA wysyłam pocztą?
Odpowiedź: Uprawnienia działają po wprowadzeniu do systemu: przy zgłoszeniu elektronicznym – zwykle od razu, przy zgłoszeniu pocztą – po weryfikacji przez urząd skarbowy.
Pytanie: Czy trzeba podać adres e-mail w formularzu ZAW-FA?
Odpowiedź: Tak, adres e-mail spółki i osoby wskazanej jako uprawniona jest obowiązkowy. Na te adresy będą przychodziły powiadomienia z KSeF o nadaniu lub zmianie uprawnień.
Pytanie: Czy w ZAW-FA mogę upoważnić dwóch członków zarządu, czy tylko jednego?
Odpowiedź: W ZAW-FA upoważniasz jedną osobę (nie musi to być członek zarządu). Następnie ta osoba może nadać uprawnienia kolejnym osobom elektronicznie.
Pytanie: Czy spółka z o.o., która nie posiada kwalifikowanej pieczęci zaloguje się do KSeF?
Odpowiedź: Tak, e-Pięczęć nie jest niezbędna. Wystarczy złożyć formularz ZAW-FA w urzędzie skarbowym i wskazać dane osoby uprawnionej do korzystania z KSeF. Po przetworzeniu ZAW-FA osoba wskazana w formularzu zyska dostęp do KSeF jako „superadministrator” i będzie mogła nadawać dalsze uprawnienia.
Pytanie: W spółce cywilnej jest dwóch wspólników – jak nadać dostęp do KSeF?
Odpowiedź: W formularzu ZAW-FA należy wskazać jednego wspólnika jako pierwszego użytkownika. To on otrzyma dostęp i będzie mógł nadać uprawnienia drugiemu wspólnikowi oraz innym osobom po zalogowaniu do KSeF. Rekomenduję, aby formularz podpisali obaj wspólnicy – to zmniejsza ryzyko późniejszych sporów.
Pytanie: Czy osoba fizyczna prowadząca JDG musi składać ZAW-FA?
Odpowiedź: Nie. Osoba fizyczna prowadząca działalność loguje się do KSeF bezpośrednio – np. przy użyciu profilu zaufanego – i od razu może zarządzać uprawnieniami.